一.个人方面
一是自律能力有待提高。面对高强度的日常工作,个人的自我调节能力没有得到增强,不能很好地处理工作和业余时间的关系,不能很好地调解自己的心态,导致一定的工作倦怠,疲劳感增加,工作动力不足,进取心不强。这就使得很多本来很轻松的工作,却总想着拖到最后一刻,没能及时完成上级领导交办的事情。结果出现了意想不到的情况,导致工作失误的出现。
二是个人的程序和规则意识不强。在我最近工作中的问题中,有一次因为向上级报送日常材料的时间太短,将其他部门报送的书面材料直接报送上级,上报了一些不适合上报的材料。忽略了最关键的程序步骤,看似完成了上级交办的事项,却给自己留下了巨大的责任隐患。试想一下,如果你能更清楚程序和规则,一切按规则来做,即使可能会有效率的下降,至少可以减少不必要的问题和错误的发生。
第二,组织层面
一是人员不足,分工不合理。目前我所在的部门人手太少,导致我的任务太多,这是我工作中出现很多问题的根本原因。人员短缺的原因有正常休假导致的暂时性短缺、机构设置不合理导致的结构性短缺和小夜曲中官员过多,是短期问题和长期矛盾综合作用的结果。在长期人手不足的情况下,具体人员疲于应付,工作质量不高,出现各种问题也就不足为奇了。
二是形式主义盛行,各种物质任务铺天盖地。当前,以会议落实会议、以材料落实材料的形式主义没有得到有效遏制,层层批示、层层补充的现象还很普遍。在我们的日常工作中,经常会遇到上午上级交办的任务,下午或者第二天崔交上来的书面材料。上级领导说一句话,导致下级部门工作人员连夜赶工也是常有的事。作为我所在部门的主笔,加班已经成为常态。但是马上加班很正常,复杂的任务太多,很难避免问题。
第三,基层部门缺乏规则和程序意识。日常工作中,基层部门临时提交议程议案,请领导讨论,这是常有的事。提交议程议案的规则完全被忽视,这使得他们经常处于被动地位。在增加工作量的同时,还受到领导的质疑和批评,很气愤,也很无奈。
面对问题,分析原因很重要,但更重要的是结合自身实际拿出对策,避免问题的再次出现。
对于组织层面的问题,根据个人环境,对于上级部门和事业单位设置的问题,只能寄希望于中央层面的“基层减负”政策得到落实,机构改革后合理调整人员布局。没有什么是你可以主动去做的。对于其他基层部门程序意识的缺失,只能建议主管领导多协调多宣讲。也许,我们唯一能做的就是调整自己。那么如何做好自我调节呢?
首先要细化常规工作的流程,进行模块化操作。所谓常规工作,就是明确规定属于你的,需要每天、长期进行的工作。这类工作需要将更具体的流程进一步细化分解,固化每个环节的具体工作内容,分步开展工作,避免漏项。比如日常的信息报送,至少包括五个步骤:收集材料、核实内容准确性、加工整理、领导审核、上报。
其次,做好每天的任务清单。面对复杂多样的日常工作内容和任务,依靠自己的大脑记忆很容易丢工作、误工作、做错工作。经常发生领导或同事刚布置了一件事,一眨眼就忘了。为此,你必须给自己列一份每日任务清单。该列表分为两部分:固定任务列表和临时任务列表。把每天需要完成和临时添加的任务分门别类记录下来,每项任务都进行清理,保证“今天的工作今天就能完成”。
?三要加大请示汇报力度,强化程序意识。作为领导服务部门的工作人员,做好领导服务,及时提供信息支持,既是应有之义,也是减少工作失误发生的重要保证。因此,对于日常工作中上级部门的来信来电、基层部门的举报以及与本单位整体工作和领导自身事务有关的各种信息,一定要第一时间做好向领导的请示和汇报工作。
四要明确责任分工。所谓“分工明确”,就是要搞清楚自己该做什么,不该做什么。之前有好几次因为好心做了不属于自己的工作,却因为不熟悉具体流程规则,犯了错误,被领导批评。所以,做任何工作之前,一定要搞清楚自己该做什么,不该做什么。先把工作做好,再去想其他的。不要做一个糊里糊涂的“背锅人”。
第五,要加强体育锻炼。所谓“身体是革命的本钱”,面对高强度的工作任务,没有强壮的身体是难以应付的。身体素质差不仅容易导致疲劳和工作效率低下,还容易对身体造成直接伤害和病变。所以一定要利用各种机会进行体育锻炼,比如骑自行车上下班,每周游泳一到两次,或者每天跑步半小时,甚至每天步行半小时也比一直坐着好。此外,运动可以分泌多巴胺,使人心情愉快,消除长时间高强度工作带来的疲劳和厌倦感。所以,无论如何,为了自己的身心健康,为了事业的长远发展,一定要坚持运动健身。